Ein Jahr Kassennachschau

Der Gesetzgeber hat mit dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen“ das Instrument der Kassennachschau geschaffen. Am 01.01.2019 jährte sich die Möglichkeit ihres Einsatzes durch die Finanzverwaltung.

Relative Ruhe in einigen Branchen
Zunächst lässt sich festhalten, dass es Branchen gibt, in denen es hinsichtlich durchgeführter Kassennachschauen relativ ruhig geblieben ist. Die Befürchtungen, ALLE Unternehmen könnten bundesweit mit Kassennachschauen überzogen werden, ähnlich wie es sich in der Vergangenheit bei den Betriebsprüfungen verhalten hat, haben sich zum Glück nicht bestätigt.

Dies liegt zum einen daran, dass die Finanzverwaltung selbst bis Mitte 2018 brauchte, um die konkrete Vorgehensweise sowie die internen Zuständigkeiten der Kassennachschau zu regeln. Zum anderen lag bzw. liegt der Fokus der Finanzverwaltung bei den Kassennachschauen auf Branchen, die sich in der Vergangenheit aufgrund der hohen (insbesondere formellen) Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung anfälliger für Fehler gezeigt haben.

Seien Sie trotzdem vorbereitet
Nichtsdestotrotz sollte man sich auf den Besuch des Kassenprüfers eingehend vorbereiten. Denn durch eine anstandslose Kassennachschau lässt sich (so die einhellige Aussage von Betriebs- bzw. Kassenprüfern) das Risiko einer durch festgestellte Mängel übergeleiteten Betriebsprüfung auf ein Minimum reduzieren. Ebenso besteht die Möglichkeit, eine von der Finanzverwaltung geplante Betriebsprüfung zu vermeiden. Denn diese nutzt die Kassennachschau nach eigenen Aussagen als Instrument, um Steuerpflichtige ausfindig zu machen, bei denen es sich dann im Rahmen einer Betriebsprüfung „lohnt, vorbeizuschauen“. Daher sollten Sie die folgenden Hinweise unbedingt beachten.

1. Bereiten Sie Ihr Personal auf eine mögliche Kassennachschau vor
Informieren und instruieren Sie Ihr Personal über die Thematik der Kassennachschau. So sollte unbedingt geklärt sein, wie sich das Personal in Abwesenheit des Inhabers verhalten soll. Gemäß der eindeutigen gesetzlichen Formulierung des § 146a Abgabenordnung (AO) ist lediglich der Inhaber dazu verpflichtet, an einer Kassennachschau mitzuwirken. Zwar sieht das Finanzministerium dies in einem Erlass aus Juni 2018 anders: Auch Mitarbeiter, die die Verantwortung für das Führen des Kassenbuchs innehaben (z. B. Filialleiter) seien verpflichtet, an einer Kassennachschau mitzuwirken. Diese Meinung lässt sich jedoch aus allgemeiner Sicht nicht aus der Gesetzesformulierung ableiten. Sie sollten jedoch in Erwägung ziehen, dass das „verweigern“ einer Kassennachschau eventuell nicht zu Ihren Gunsten ausgelegt wird. Haben Sie eine den Anforderungen der Finanzverwaltung entsprechende Kassenführung, die hierfür notwendigen Unterlagen vorbereitet und eine in Ihrer Abwesenheit verantwortliche Person bestimmt, spricht nichts dagegen, bei der Kassennachschau mitzuwirken.

2. Vorsicht vor falschen Kassenprüfern
Prüfen Sie den Dienstausweis sowie ggf. das (nicht gesetzlich vorgeschriebene) Legitimationsschreiben des Kassenprüfers mit äußerster Sorgfalt. Lassen Sie sich den Dienstausweis aushändigen, um diesen auch einer haptischen Prüfung zu unterziehen. Es ist bereits vorgekommen, dass vermeintliche Kassenprüfer unter Vorlage gefälschter Dienstausweise angebliche Mängel bei der Kassenführung geltend gemacht haben, um dann das Bargeld der Apotheke zu beschlagnahmen. Die Beschlagnahmung des Bargeldbestands ist in keinem Fall, das Betreten der nicht öffentlichen Räume der Apotheke lediglich nach ausdrücklicher Genehmigung des Inhabers zulässig. Sollte sich der vermeintliche Prüfer ungehalten über die eingehende Prüfung verhalten oder haben Sie Zweifel an der Echtheit des Dienstausweises, benachrichtigen Sie schnellstmöglich die Polizei.

3. Informieren Sie umgehend Ihren Steuerberater.
Dieser kann durch einen Anruf bei dem für die Prüfung zuständigen Finanzamt nachprüfen, ob eine Kassenprüfung bei Ihnen angeordnet war und welcher Beamte damit betraut wurde. Ggf. kann der Steuerberater Ihnen, verunsicherten Mitarbeitern oder dem Prüfer mit Auskünften behilflich sein.

4. Alle notwendigen Dokumente und Informationen griffbereit haben
Halten Sie die notwendigen Dokumente und Informationen griffbereit und für eventuelle Vertretungsberechtigte jederzeit verfügbar. Neben dem Kassenbuch und den dazugehörigen Belegen gehört die Verfahrensdokumentation inklusive des internen Kontrollsystems zu den zwingend vorzuhaltenden Dokumenten. Hierin sollten die Kassenführung sowie die dafür zuständigen Personen beschrieben bzw. genannt werden. Auch die Bedienungsanleitung und die Beschreibung der technischen Arbeitsweise des Kassensystems (beides sollte der Anbieter des Kassensystems Ihnen zur Verfügung stellen können) müssen vorgelegt oder gezeigt werden können.

5. Bleiben Sie auf dem Laufenden
Lassen Sie sich von Ihrem Steuerberater noch einmal über die wichtigsten Regelungen der Kassenführung informieren. Ggf. bietet es sich an, ein Seminar zu besuchen, um die Kenntnisse auf den aktuellsten Stand (der Gesetzgebung sowie der Rechtsprechung) zu bringen.

6. Sprechen Sie mit einem Kassenberater
Lassen Sie sich über die aktuellen Erfordernisse informieren. Das hilft – in Zusammenarbeit mit dem Ihrem Steuerberater – eine Kasse zu installieren, die auch auf die Zukunft ausgerichtet finanzamtskonform arbeitet und viele Prozesse vereinfacht. Auch Prozesse neben der eigentlichen Kassenabwicklung wie z. B. Reservierungen, Auftragsannahmen, Rechnungsstellung, Gutscheine, Verleihungen.