ARTIKEL Kassenprüfung: Über diese Fehler stolpern Betriebe – 2016, 2017, 2018, 2019, 2020 Jedes Jahr was Neues!

Inhalt
Friseure, Bäcker, Metzger, Augenoptiker und Schneiderein stehen im Fokus – Handwerksbetriebe, in denen täglich Bargeld fließt, müssen (nach 2018) auch 2019 verstärkt damit rechnen, dass das Finanzamt unangekündigt die Kasse prüfen möchte. Wer jetzt die Anschaffung einer neuen Kasse plant, muss sich auf zusätzliche (neben den bestehenden seit 2016) Pflichten ab 2020 vorbereiten. Eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung gegen Manipulationen wird Pflicht, allerdings ist diese noch nicht auf dem Markt. Das bedeutet jedoch nicht, dass man die Anschaffung einer konformen Kasse bis 2020 hinausschieben sollte.

Vorsicht Kassenprüfung
Handwerksbetriebe, die elektronische Registrierkassen nutzen, müssen sich weiterhin auf neue Pflichten vorbereiten, die der Gesetzgeber für die Kassenführung vorsieht.

Registrierkassenpflicht: Was Betriebe wissen müssen
Zum 1. Januar 2018 hat der Gesetzgeber den Finanzämtern die Möglichkeit gegeben, vor Ort bei den Betrieben zu überprüfen, ob mit den verwendeten Kassen alle Einnahmen korrekt verbucht werden – egal, ob es sich dabei um ein elektronisches System handelt oder auch nur um eine Schublade mit Scheinen und Münzen, für die manuell ein Kassenbericht erstellt werden muss. Sind die Aufzeichnungen vorhanden und im Sinne des Finanzamts erstellt, gibt es kein Problem. Finden die Prüfer, die sich zu dieser sogenannten Kassen-Nachschau nicht mehr ankündigen müssen, Fehler, dürfen sie aus der Kassenprüfung eine ausführliche, aufwendige steuerliche Betriebsprüfung machen. Schlimmstenfalls werden die Einnahmen und Ausgaben des Betriebs geschätzt, was häufig zu mitunter hohen Steuernachzahlungen führt.

Fokus
Im Fokus stehen im Handwerk dabei die bargeldintensiven Gewerke wie Metzger, Bäcker, Friseure, Maßschneider oder Augenoptiker, denn für sie gehört der tägliche Umgang mit der Ladenkasse zum Kern der Tätigkeit. Nach einem Jahr, in der die neue Art der Steuerprüfung auf dem Papier besteht, ist von den Branchen bislang allerdings noch wenig zu hören. Noch, denn 2019 könnte sich das ändern. Mehrere Verbände weisen nun darauf hin, dass die Vorbereitung auf die Kassen-Nachschau nicht vernachlässigt werden sollte. Das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“, das sogenannte Kassengesetz, sieht zudem ab 2020 neben den bestehenden Pflichten weitere vor.

Elektronische Registrierkassen: Die Pflichten ab 2020
Ab dem Jahr 2020 müssen elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen neue Sicherheitsanforderungen erfüllen. So sollen Kassenmanipulationen verhindert werden. Die Anforderungen bestehen aus einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung. Nur für die Registrierkassen, die nach dem 25. November 2010 angeschafft wurden und bauartbedingt nicht mit einer entsprechenden zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung aufgerüstet werden können, gilt eine Frist bis 31. Dezember 2022. Voraussetzung ist jedoch, dass diese Kassen die Daten einzeln aufzeichnen und so speichern können, dass sie während der Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sind. Der Betriebsinhaber muss ab dem 1. Januar 2020 innerhalb eines Monats nach der Anschaffung des elektronischen Aufzeichnungssystems das zuständige Finanzamt über die Art des Kassensystems und die Sicherheitseinrichtung über einen amtlichen Vordruck informieren. Ab dem 1. Januar 2020 besteht im Grundsatz bei Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems eine Belegausgabepflicht.

Vermutlich stehen derzeit noch die Gastronomiebetriebe im Fokus der Kontrollen. Doch das wird sich bald ändern, wenn die nächste Stufen der neuen Registrierkassenpflichten greift und die Hardware, also die Kassensysteme selbst, in den Fokus der Kontrollen rücken. Es wird erwartet, dass dann auch Fleischereien und Bäckereien öfter geprüft werden. Ebenso sieht es für die Augenoptiker und Optometristen aus.

EC-Kartenumsätzen im Kassenbuch: Prüfer erkennen formelle Mängel
Tatsache ist, die Prüfungen finden statt. Meist erst durch Testkäufe, bei denen die Prüfer versuchen Fehler zu entdecken. Dabei geht es meist um formale Fehler beim Buchen der Summen in der Kasse. In die Kassen fließen nicht nur Bareinnahmen ein und müssen verbucht werden, sondern auch EC-Kartenumsätze. Die Erfassung von EC-Kartenumsätzen im Kassenbuch stellt einen formellen Mangel dar – hier soll es nur um Bargeld gehen. Das geschieht jedoch systembedingt meist nicht derart getrennt, sondern als Gesamteinkünfte mit der Folge, dass die EC-Karten-Beträge in der Kasse fehlen, wenn man das Bare nachzählt. Am Ende sind zwar immer die richtigen Summen vorhanden, aber eben falsch gebucht und genau das wurde als Fehler registriert. Dieser Umstand wird jedoch jetzt geduldet, wenn die EC-Kartenumsätze gesondert kenntlich gemacht werden oder auf ein gesondertes Konto umgebucht werden. Der neue Erlass besagt zwar nun, dass Betriebsprüfer diesen Fehler nicht mehr beanstanden dürfen, aber es wird dennoch als Fehler registriert.

Vorsicht Betrug! – Falsche Betriebsprüfer unterwegs
Es gibt leider schon Fälle, in denen sich Betrüger als Betriebsprüfer vom Finanzamt ausgegeben haben, um Zugang zur Kasse und entsprechend auch zum vorhandenen Bargeld zu bekommen. Die Betriebe sollten immer einen Nachweis von dem Prüfer fordern.

Fazit
Unternehmer sollten das Thema unbedingt ernst nehmen und mit einem Steuerberater besprechen.

Kassenführung: Häufige Fehler
Einzelaufzeichnungspflicht
Das kann teuer werden, denn ohne ordnungsmäßige Kassenführung werden viele Betriebe in eine Schätzung geraten. Vor allem fehlende Einzelaufzeichnungen oder formale Fehler im Zusammenhang mit der Verfahrensdokumentation einer Registrierkasse bringen die Betriebe häufig in Erklärungsnot.

Verfahrensdokumentation
Konkret bedeutet die Verfahrensdokumentation, dass eindeutig belegt werden muss, wie und nach welchem Ablauf alles dokumentiert wird, was an Einnahmen und Ausgaben über die Kasse läuft. Ganz banal gehört dazu auch, dass die Gebrauchsanweisung der Kasse vorgelegt können werden muss. Es muss belegt werden, wie die Kasse arbeitet. Beim Inhalt der Einzelaufzeichnungen geht es dagegen um genaue Bezeichnungen der Waren oder Dienstleistungen, die abgerechnet werden – also um Brot und Brötchen oder Dauerwellen und Kurzhaarschnitte. Hier muss grundsätzlich auf Artikelebene aufgezeichnet werden, die Bildung von Warengruppen ist nur noch in Ausnahmefällen erlaubt. Das ist ein Punkt, bei dem die Steuerprüfer als erstes hinschauen und schnell Fehler finden. Also: Sorgfalt walten lassen und das Thema nicht unterschätzen.

Umgang mit Kundendaten
Kundendaten umzugehen ist, etwa wenn ein Kunde am Telefon beim Friseur einen Termin macht und dafür den Namen angibt. Auch das Geldwäschegesetz gebe Regeln vor, beispielsweise bei Kauf von Schmuck beim Goldschmied, wenn die Barzahlung 10.000 Euro übersteigt. Kommen persönliche Daten ins Spiel, gilt es auch die Datenschutzgrundverordnung zu beachten. Wie diese Vorgaben im Einzelfall umzusetzen sind, ohne gegen steuerliche Vorschriften zu verstoßen, ist teils noch unklar.

Ab 2020 Sicherheitseinrichtung Pflicht: Technik fehlt aber noch
Für die nächsten Stufen des „Gesamt“-Gesetzes (nach 2016, 2017, 2018, 2019), die ab 2020 greifen, müssen elektronische Aufzeichnungssysteme mit einer technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein, die Manipulationen vorbeugen soll. Diese Sicherheitseinrichtung steht bislang aber noch gar nicht zur Verfügung. Zuständig dafür sei das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Grundsätzlich ist es aber auch weiterhin möglich, ohne elektronische Registrierkasse zu arbeiten – also per offener Ladenkasse. Doch auch dann steht der Unternehmer in der Pflicht, alle Dokumentationspflichten zu erfüllen, ggf. müssen Einzelaufzeichnungen auf Papier geführt werden. Die sogenannten Schubladenkassen werden sicherlich verstärkt in den Fokus der Finanzverwaltung geraten.