Die Kassen-Nachschau
Das neue Prüfungsinstrument der Finanzverwaltung seit dem 1. Januar 2018

Eine ordnungsgemäße Kassenführung ist insbesondere für bargeldintensive Betriebe von ganz erheblicher Bedeutung, da ansonsten im Rahmen von Betriebsprüfungen gravierende Steuernachzahlungen drohen.

Seit dem 1. Januar 2018 kann die Finanzverwaltung unangekündigt während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten zur Kassen-Nachschau erscheinen und zeitnah die ordnungsgemäße Erfassung und Verbuchung von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme und sog. offener Ladenkassen überprüfen (§ 146b Abs. 1 AO).

Anlässe einer Kassen-Nachschau

Die nachfolgenden Gründe könnten u. a. für die Finanzverwaltung ausschlaggebend sein, um eine Kassen-Nachschau durchzuführen:
– Betriebseröffnungen
– Auffälligkeiten in USt-Voranmeldungen, z. B. Umsatzschwankungen oder Umsatzeinbrüche
– Auffälligkeiten im Rahmen der Veranlagungstätigkeiten, z. B. interner Betriebsvergleich
– Kontrollmaterial
– festgestellte Mängel im Rahmen einer vorhergehenden Betriebsprüfung
– zufällige Beobachtungen
– Zufallsauswahl

Dabei ist sowohl die Rechtsform des Betriebs als auch die Art der Gewinnermittlung unbeachtlich für die Fallauswahl.

Betroffene Kassenaufzeichnungen

Im Rahmen der Kassen-Nachschau werden insbesondere sowohl die Kassenaufzeichnungen bei Verwendung von elektronischen oder computergestützten Kassensystemen oder Waagen mit Registrierkassenfunktionen als auch die manuellen Formen der Kassenführung (sog. offene Ladenkasse) geprüft. Unter letzterem wird sowohl die summarische – retrograde – Ermittlung der Tageslosung als auch die Einzelaufzeichnung aller Kasseneinnahmen und Kassenausgaben ohne Nutzung von technischen Geräten gefasst.

Hinweis

Die zuvor aufgezeigten elektronischen Aufzeichnungssysteme müssen den Anforderungen der sog. Kassenrichtlinie (BMF-Schreiben vom 26. November 2010 – IV A4 – S0316/08/10004 – 07, BStBl 2010 I S. 1342) entsprechen. Dies sollte unbedingt unter Hinzuziehung des Steuerberaters sichergestellt werden.

Ab 1. Januar 2020 müssen diese Aufzeichnungssysteme zusätzlich mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung gegen Manipulationen geschützt werden. Können diese nicht mit einer entsprechenden technischen Sicherheitseinrichtung nachgerüstet werden, so dürfen diese längstens bis zum 31. Dezember 2022 genutzt werden.

Die Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 S. 2 AO). Eine Aufzeichnung am nächsten Geschäftstag ist dann noch ordnungsgemäß, wenn zwingende geschäftliche Gründe einer Aufzeichnung noch am gleichen Tag entgegenstehen und aus den Aufzeichnungen und Unterlagen sicher entnommen werden kann, wie sich der sollmäßige Kassenbestand entwickelt hat.

Durchführung der Kassen-Nachschau

Um die Kassen-Nachschau vorzubereiten, können Finanzbeamte anonym die öffentlich zugänglichen Geschäftsräume betreten, um sich einen Eindruck darüber zu verschaffen, wie die Kassenführung erfolgt bzw. wie die elektronischen Aufzeichnungssysteme genutzt werden. Ferner können diese Testkäufe durchführen, um im Rahmen der späteren Kassen-Nachschau zu prüfen, ob und wie diese aufgezeichnet werden.

Hinweis

Ab 1. Januar 2020 ist bei Verwendung eines elektronischen oder computergestützten Kassensystems an den Kunden grundsätzlich ein Beleg über den Geschäftsvorfall auszuhändigen (§ 146a Abs. 2 AO, § 6 KassenSichV). Im Rahmen eines Testkaufs können Finanzbeamte dann auch überprüfen, ob die Belege die erforderlichen Mindestangaben enthalten. Wenn Waren an eine Vielzahl von unbekannten Kunden verkauft werden, kann eine Befreiung von der Belegausgabepflicht beim Finanzamt beantragt werden.

Anhand von Testkäufen kann u.a. auch geprüft werden, ob eine zutreffende Trennung der Entgelte (7% / 19%) – z. B. bei Verzehr an Ort und Stelle oder Außer-Haus-Verkauf – erfolgt.

Im Rahmen der Kassen-Nachschau dürfen Finanzbeamte während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume und Fahrzeuge betreten oder in Augenschein nehmen, um für die Besteuerung erhebliche Sachverhalte festzustellen.
Außerhalb dieser Zeiten darf eine Kassen-Nachschau dann vorgenommen werden, wenn im Betrieb schon oder noch gearbeitet wird oder die Betriebsinhaber dieser Vorgehensweise zustimmen.

Hinweis

Es muss sich um Räume und Fahrzeuge handeln, die die Betriebsinhaber für die Erzielung ihrer Einkünfte (z. B. gem. § 15 EStG oder § 18 EStG) nutzen. Diese müssen nicht im Eigentum der Betriebsinhaber stehen. Wohnräume dürfen grundsätzlich nur mit Zustimmung der Betriebsinhaber betreten werden. Etwas anderes gilt nur bei Gefahr für die öffentliche Sicherheit und Ordnung. Es besteht ferner auch kein Durchsuchungsrecht.

In den Fällen, in denen ein starker Kundenandrang herrscht oder aus anderen Gründen der Geschäftsablauf massiv beeinträchtigt wird, sollte versucht werden, eine einvernehmliche Lösung mit den Finanzbeamten über den Beginn der Kassennachschau zu erreichen.

Nachdem Finanzbeamte die Geschäftsräume betreten haben, müssen sich diese ausweisen. Betriebsinhaber sollten den Dienstausweis unbedingt in Augenschein nehmen und sich von der Echtheit überzeugen. Hinweis: Betriebsinhaber sollten sich telefonisch bei ihrem zuständigen Finanzamt rückversichern, ob der Finanzbeamte dort beschäftigt und mit der Kassen-Nachschau beauftragt ist. Im Zweifelsfall können sich Betriebsinhaber auch einen Personalausweis mit Lichtbild zeigen lassen und sich die Daten aufschreiben.

Ferner sollten sich Betriebsinhaber für etwaige spätere Rechtsbehelfsverfahren dokumentieren lassen, in wessen Auftrag und auf welchen rechtlichen Grundlagen die Nachschau erfolgt.

Außerdem empfiehlt es sich, den Steuerberater zu kontaktieren, damit dieser die Nachschau ggf. begleiten und auf die ordnungsgemäße Durchführung achten kann. Finanzbeamte sind nicht verpflichtet, auf das Eintreffen des Steuerberaters zu warten.

Sind Betriebsinhaber oder die gesetzlichen Vertreter (§ 34 AO) nicht anwesend, aber Mitarbeiter, von denen angenommen werden kann, dass diese über alle wesentlichen Zugriffs- und Benutzungsrechte des Kassensystems verfügen, müssen sich Finanzbeamte gegenüber diesen Mitarbeiten ausweisen und diese zur Mitwirkung auffordern. Diese haben dann die Pflichten der Betriebsinhaber zu erfüllen, soweit sie hierzu rechtlich und tatsächlich in der Lage sind (§ 35 AO).

Hinweis

Sind Betriebsinhaber oder von ihm bestimmte Vertreter nicht anwesend, sollten diese umgehend über das Erscheinen des Finanzbeamten informiert werden. Von besonderer Wichtigkeit ist die schriftliche Dokumentation der Zugriffs- und Benutzungsrechte aller Mitarbeiter im Hinblick auf eine Mitwirkungspflicht in einer Verfahrensdokumentation. Eine solche sollte unbedingt mit dem Steuerberater erstellt werden. Ferner sollten die Mitarbeiter darüber informiert werden und eine Handlungsanweisung für den Fall einer Kassen-Nachschau
ausgegeben werden. Den Finanzbeamten muss die Kasse zugänglich gemacht werden und es sind ihnen die Organisationsunterlagen – insbesondere eine aussagekräftige Verfahrensdokumentation – vorzulegen.

Hinweis

Zu den aufbewahrungspflichtigen Organisationsunterlagen zählen insbesondere die Bedienungsanleitung, Programmieranleitung, Änderungsprotokolle (Artikel, Preise, u.a.), Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner-, Trainingsspeichern u. ä. sowie alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z. B. Anweisungen zum maschinellen Ausdrucken von Proforma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten). Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Datenverarbeitungsprozess, d. h. von der Entstehung der Information über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion. In Bezug auf das Kassensystem müssen daher alle Informationen aufgenommen werden, die Finanzbeamte benötigen, um das Kassensystem zu verstehen und zu prüfen.

Ferner sind ihnen die Einsichtnahme in die Aufzeichnungen und Bücher zu gewähren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Sind elektronische Daten vorhanden, kann eine Übermittlung dieser Daten verlangt werden oder dass diese auf einem maschinell auswertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden.

Hinweis

Nach dem 31. Dezember 2019 sind die digitalen Aufzeichnungen über eine digitale Schnittstelle oder auf einem maschinell auswertbaren Datenträger nach den Vorgaben der digitalen Schnittstelle zur Verfügung zu stellen. Sofern eine digitale Schnittstelle bereits vor diesem Zeitpunkt vorhanden ist, kann eine Datenübermittlung mit Zustimmung des Betriebsinhabers über diese erfolgen.

Sowohl bei elektronischen oder computergestützten Kassensystemen als auch bei manuellen Kassen oder „offenen Ladenkassen“ können Finanzbeamte die Durchführung eines Kassensturzes verlangen.

Hinweis

Bei der Durchführung eines Kassensturzes werden Finanzbeamte lediglich die Zählung des Bargeldes überwachen und das Ergebnis in einem Zählprotokoll dokumentieren. Empfehlenswert ist – soweit möglich – die Hinzuziehung einer weiteren Person, welche als Zeuge die korrekte Durchführung der Zählung und die rechnerische Richtigkeit des Ergebnisses bestätigen kann. Bei der Prüfung einer „offenen Ladenkasse“ müssen den Finanzbeamten die Kassenberichte, Kassenbücher etc. einschließlich aller Belege der Vortage in geordneter Form vorgelegt werden.

Abschluss des Verfahrens

Sind lediglich eine verdeckte Beobachtung oder Testkäufe erfolgt, dann sind Betriebsinhaber darüber nicht zu informieren. Nach Beendigung einer Kassen-Nachschau sind jedoch auch dann Betriebsinhaber schriftlich zu unterrichten, wenn diese ergebnislos beendet wurde.
Wird die fehlende Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben gerügt, können die Steuerarten geändert werden, die von den Folgen betroffen sind. Auch die Überleitung zu einer Außenprüfung ist möglich.

Übergang zur Außenprüfung

Besteht ein Anlass zur Beanstandung der Kassenaufzeichnungen, -buchungen oder der zertifzierten technischen Sicherheitseinrichtung (ab 1. Januar 2020), kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zur Außenprüfung (§ 193 AO) übergegangen werden. Ferner kann auch dann zu einer Außenprüfung gewechselt werden, wenn der Steuerpflichtige seinen Mitwirkungspflichten nicht nachkommt oder die Kassen-Nachschau insgesamt ablehnt.

Rechtsbehelf

Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, gegen die im Rahmen der Kassen-Nachschau ergangenen Verwaltungsakte Einspruch einzulegen. Der Einspruch hat keine aufschiebende Wirkung und hindert daher nicht die Durchführung der Kassen-Nachschau. Hierzu, wie auch zu allen weiteren Schlussfolgerungen aus der Kassen-Nachschau, sollte der Betriebsinhaber jedoch unbedingt Rücksprache mit seinem Steuerberater halten.

Quelle

Zentralverband des Deutschen Handwerks